Huurkoop regeling

Muziekvereniging De Kleine Trompetter

Maart 2010

Inhoudsopgave:

1.Voorgeschiedenis
1.1 Eigen muziek instrumentarium
1.2 Financieel
1.2.1 Instrumenten en Reparaties
1.2.2. Financiële grenzen DKT
2. Regeling
2.1 Nieuwe leden
2.2 Ingangsdatum
2.3 Huidige leden
2.3.1 Eigen muziekinstrumenten
2.3.2.Leerlingen
2.4 Afspraken
2.4.1 Algemeen
2.4.2 Uitzonderingen
2.4.3 Maximumminimum bedrag
2.4.4 Aflossingstermijn
2.4.5 Betalingen
2.4.6 In gebreke blijven
2.4.7 Huurkoop register
2.4.8 Onderhoud en beheer
2.4.9 Slotbepaling
3. Overgangsbepalingen
3.2 Huidige leden
3.3 Reserve instrumentarium vereniging
Bijlage: Concept Huurkoop overeenkomst:

1.Voorgeschiedenis

1.1 Eigen muziek instrumentarium

De Kleine Trompetter heeft van oudsher de muziekinstrumenten voor de eigen leden aangeschaft. De instrumenten bleven eigendom van de vereniging en bij vertrek van een lid werd het instrument ingeleverd. Dit heeft in de loop van de tijd een gevarieerd bezit van instrumenten opgeleverd. De instrumenten zijn meestal geschikt om zowel binnen als buiten te spelen. De instrumenten gaan vele jaren mee en worden ook in eigen beheer gerepareerd. We merken echter steeds vaker dat leden een eigen instrument aanschaffen (betere kwaliteit, ander model etc.) Daarbij komt dat de vereniging een beperkt aantal reserve instrumenten heeft die van matige kwaliteit zijn. Binnen het orkest is een grote variatie van muziekinstrumenten aanwezig van zelf aangeschafte instrumenten door leden en verenigingsinstrumenten.
De slagwerkinstrumenten zijn volledig voor rekening van de vereniging, en er is nooit een eigen slagwerkinstrument door een lid aangeschaft. De slagwerkinstrumenten zijn niet aan één individu gebonden, en vooral het grotere instrumentarium is erg duur, denk bijvoorbeeld aan de pauken en een marimba.
1.2 Financieel
1.2.1 Instrumenten en Reparaties
De laatste jaren wordt de aanschaf van nieuw blaas- en slagwerk instrumenten steeds duurder en dat doet een groot beroep op de begroting. Daar komt bij dat niet goed voorspelbaar is hoeveel instrumenten er moet worden aangeschaft in verband met verloop van leden en/of hoeveel instrumenten er in 'reserve' moet worden gehouden om in te zetten bij reparaties. Dit geeft een toenemende onzekerheid en binnen het bestuur van de vereniging heeft dit geleid tot de overweging om naar een ander financieringsmodel voor aanschaf muziekinstrumenten te gaan kijken. Uit eindelijk in besloten om aan de Algemene Ledenvergadering van het voorjaar 2009 voor te leggen om geen eigen instrumenten meer aan te schaffen en over te gaan naar een 'Huurkoop' regeling. De vergadering is met het voorstel akkoord gegaan en in deze notitie wordt deze afspraak verder uitgewerkt. Er worden voorlopig nog wel individuele uitzonderingen door het bestuur gemaakt voor (door / groot) instrumentarium wat niet altijd aan een individueel lid te herleiden is, dit is steeds ter overweging van het bestuur.
1.2.2. Financiële grenzen DKT
Bij alle afspraken moet steevast in ogenschouw worden genomen dat de financiële armslag van de vereniging beperkt is en dat er steeds een afweging van belangen en mogelijkheden zal moeten worden gemaakt. Helaas kan dan niet worden voorkomen dat de huurkoop besluiten in een jaar kan wisselen wanneer de financiële grenzen van de vereniging zijn bereikt. Deze grenzen worden door het bestuur vastgesteld. De financiële buffer betreffende de huurkoopregeling is voorlopig vastgesteld tot een maximum van €15.000,= Het is steeds ter overweging van het bestuur of deze tot het maximum wil gaan en of er uitzonderingen mogelijk zijn.

2. Regeling

2.1 Nieuwe leden

De huurkoop regeling is een mogelijkheid die de muziekvereniging De Kleine Trompetter heeft opgezet om (nieuwe) leden in staat te stellen om met een betalingsondersteuning van de vereniging een eigen muziekinstrument aan te schaffen.
2.2 Ingangsdatum
Op de ALV van voorjaar 2009 is besloten dat de muziekvereniging overgaat naar een huurkoopregeling om leden financieel in staat te stellen om een eigen muziekinstrument aan te schaffen. Besloten is in de bestuursvergadering van maart 2010 om deze regeling per d.d. 1 april 2010 in te laten gaan.
2.3 Huidige leden
2.3.1 Eigen muziekinstrumenten
Binnen het huidige harmonieorkest heeft men wisselend een eigen instrument of nog van de vereniging. Dit blijft zo gehandhaafd, totdat iemand een nieuw instrument wil. Dan wordt men verzocht om dat instrument zelf aan te schaffen. Ondersteuning in de aanschaf is dan mogelijk via deze huurkoopregeling. Hier zijn echter wel duidelijk afspraken aan verbonden. Deze afspraken zijn vastgelegd in deze huurkoopregeling.
2.3.2.Leerlingen
Aan ouders van de jongere leerlingen wordt aangeraden om een goedkoper instrument aan te schaffen. De vereniging kan hierbij adviseren en aangeven wat nog van voldoende kwalitatief niveau is. Wanneer de leerling duidelijk is verbeterd, zou de aanschaf van een kwaliteitsinstrument een overweging kunnen zijn. Dan zouden de ouders een beroep kunnen doen op deze huurkoop regeling om een dergelijk instrument aan te schaffen.

2.4 Afspraken
De uiteindelijke huurkoop afspraken zijn besproken in de bestuursvergadering van d.d. maart 210 en zijn hieronder beschreven. Voor de slagwerkers en de gebruikers van een instrument van de vereniging is er een overweging om een regeling voor te stellen waarbij ook deze zich meer financiële verantwoordelijkheid krijgen over het beheer en aanschaf van hun instrumenten. Dit zou neerkomen op een (beperkte) eigen bijdrage in het beheer, aanschaf en reparatie van het instrumentarium. Dit zal waarschijnlijk niet volledig kostendekkend zijn maar een ondersteuning van de vereniging om ook het aanwezige instrumentarium op een kwalitatief hoog niveau te brengen c.q. te houden. Daarnaast voorkomt dit eveneens de mogelijk scheve verhouding met de overige leden van de vereniging die verantwoordelijk worden gehouden voor de aanschaf en onderhoud van hun eigen instrument(en).
Het voorstel om een financiële bijdrage te gaan innen wordt in de ALV van maart 2010 voorgesteld.

2.4.1 Algemeen
Met deze regeling zullen steeds meer muziekinstrumenten in bezit komen van de leden. Dit geldt vooral voor het (klein) blaasinstrumentarium evenals de slagwerkinstrumenten (denk aan een eigen drumstel ). Alle afspraken over de huurkoop worden vastgelegd in een huurkoop register, deze wordt beheerd door de penningmeester van de vereniging.
Deze huurkoop regeling is geen recht van de leden van de vereniging maar biedt een ondersteunende mogelijkheid om de financiering van een duurder instrument door één van de leden mogelijk te maken. Het is een regeling die door de vereniging wordt aangeboden, het bestuur heeft te allen tijde het recht om, zonder opgaaf van redenen, niet in te gaan op het verzoek tot huurkoop.
2.4.2 Uitzonderingen
Mogelijk zullen er voor sommige instrumenten een uitzondering worden gemaakt. Het groot koper bijvoorbeeld is vaak zo duur in aanschaf dat de vereniging kan besluiten om dit alsnog zelf aan te schaffen. De mogelijke uitzonderingen worden per keer door het Bestuur vastgesteld.
2.4.3 Maximumminimum bedrag
Het bestuur stelt een maximum aankoopbedrag vast wat per muziekinstrument kan worden uitgegeven. Dit wordt per instrument en per keer besloten. Het minimumbedrag waar de huurkoopregeling voor geschikt zal per jaar worden vastgesteld. De regeling wordt gestart wordt met een bedrag van €350,=
2.4.4 Aflossingstermijn
Het maximum termijn van de terugbetaling van het aankoopbedrag is zesendertig (36) maanden. Wanneer de huurkoper een kortere termijn wenst is dit mogelijk en dit wordt in het huurkoopcontract vastgelegd. Wanneer een lid binnen de aflossingstermijn, maar minimaal na één jaar aflossing, zijn lidmaatschap opzegt kan deze het instrument in één keer af betalen en vervalt de restschuld. Indien men dit niet wenst vervalt het instrument rechtstreeks aan de vereniging. Indien het lidmaatschap binnen het jaar wordt opgezegd en men wenst het instrument alsnog niet in één keer af te lossen wordt in aanvulling van het al betaalde termijnen een ‘boete’ bedrag geïnd waarbij ten hoogste in totaal één jaar aflossing in rekening kan worden gebracht.
2.4.5 Betalingen
Er wordt een eerste betaling van 10% van de aanschafwaarde gevraagd, het restant bedrag wordt door middel van een automatisch incasso bedrag geïnd. Hiervoor wordt de huurkoop overeenkomst opgemaakt en ondertekent door de huurkoper en de penningmeester, of diens vervanger. Hierin wordt toestemming gegeven om het verschuldigde bedrag via een incasso te innen aan het einde van de maand. Het maandelijks incassobedrag wordt uitgerekend door het aankoop bedrag door 36 te delen, en naar boven af te ronden op hele euro's. Er wordt gedurende de looptijd van de huurkoop regeling geen betalingsrente in rekening gebracht. Er wordt met een eerste betaling van 10% gestart, waarna de afbetalingsregeling per vanaf de volgende maand wordt gestart.
Bovenstaande afspraken worden vastgelegd in een Huurkoop overeenkomst en wordt bewaakt door de penningmeester van de vereniging.
2.4.6 In gebreke blijven
Indien er geen incasso van het verschuldigde bedrag kan worden verricht wordt de huurkoper hiervan in kennis gesteld. Deze krijgt de gelegenheid om het onvoldoende saldo aan te vullen. Daarna wordt eenmalig een nog één aanbieding van het incasso aan de bank gedaan. Indien deze echter weer niet kan worden voldaan vervalt het instrument aan de vereniging. Het reeds opgebouwde saldo vervalt eveneens aan de vereniging. Indien het instrument niet kan worden teruggevorderd zal er een incasso procedure worden gestart. De meerkosten van deze incassoprocedure zijn voor rekening van het lid met de huurkoopregeling.
2.4.7 Huurkoop register
Huurkoopovereenkomsten worden vastgelegd in een huurkoopregister, deze wordt door de penningmeester van de vereniging bijgehouden. Jaarlijks wordt hierover verantwoording afgelegd aan het bestuur.
Indien een lid de vereniging verlaat en deze heeft een huurkoopregeling afgesloten moet het nog openstaande bedrag binnen een maand zijn overgemaakt aan de vereniging. Indien dit niet het geval is wordt het instrument gevorderd of een incassoprocedure gestart. De meerkosten van deze incassoprocedure zijn voor rekening van het lid met de huurkoopregeling.
2.4.8 Onderhoud en beheer
De koper heeft de volledige verantwoordelijkheid over het instrument en wanneer het defect raakt, is deze ook verantwoordelijk voor de reparatie en de kosten die dat met zich meebrengt. Daarnaast wordt verwacht dat de koper het instrument in goede staat houdt en voldoende reinigt, service en/of onderhoud pleegt.
2.4.9 Slotbepaling
Het bestuur houdt zich aan de in deze regeling gemaakt afspraken. Echter, niet alles kan worden voorzien en in die gevallen waarin deze regeling te kort schiet zal het bestuur, na voordracht van één van de bestuursleden, een besluit nemen.

3. Overgangsbepalingen

3.2 Huidige leden

De huidige leden die nog een instrument van de vereniging hebben mogen dit blijven gebruiken zolang zij lid blijven van de vereniging. Wanneer er echter (dure) reparaties moeten worden verricht of wanneer het instrument zodanig ‘versleten’ is dat voortdurend gebruik niet meer zinvol is zal het instrument worden ingenomen en aan het lid gevraagd worden om een eigen instrument aan te schaffen.

3.3 Reserve instrumentarium vereniging
Het huidige reserve instrumentarium wat nu nog in bezit is van de vereniging kan tegen een beperkte vergoeding worden aangeschaft door een van de leden van de vereniging. De mogelijke tot aanschaf van een instrument wordt uitgebreid bekend gemaakt aan alle leden van de vereniging. Wanneer er uiteindelijke geen interesse is voor bepaalde instrumenten, kan het bestuur hier vrijelijk over beschikken. En besluiten wat er met het restant instrumentarium zal worden gedaan.
 

Bijlage: Concept Huurkoop overeenkomst:

HUURKOOPOVEREENKOMST MUZIEKVERENIGING DE KLEINE TROMPETTER

Hierbij verklaren:

Naam : ___________________________(ouder/verzorger van________________)
Adres : _____________________________________________________________
Woonplaats : _____________________________________________________________
Telefoonnummer : _____________________________________________________________

Hierna te noemen Koper, en

Muziekvereniging De Kleine Trompetter te Zevenhuizen (gemeente Zuidplas), hierna te noemen vereniging, dat zij het volgende zijn overeenkomen:

De koper heeft op d.d. __________________met de schriftelijke instemming van het bestuur van de vereniging het volgende instrument aangeschaft:

______________________________________ met serienummer:___________________________

Het instrument heeft een waarde van €___________ (zie aangehechte originele aanschaf nota) en de koper heeft al €__________ (min. 10% aankoopbedrag) betaald, of zal dit zo spoedig mogelijk overmaken aan de vereniging. Het restant huurkoopbedrag is €__________

Het restantbedrag is voorgeschoten door de vereniging en zal door de koper in ________(Max 36) termijnen worden terugbetaald. Het verschuldigde bedrag zal per maand door de vereniging via maandelijkse automatische incasso worden geïnd, steeds aan het einde van de maand, vanaf maand _____________20….
Het verschuldigde maandbedrag is: €____________ (=aanschafwaarde /termijnen, afgerond naar boven op hele euro’s)

De koper geeft hierbij toestemming om het verschuldigde maandbedrag af te schrijven van
Bankrekening : Bank ______________ rekeningnummer: __________________
Ten name van : Dhr./Mvr______________________

Datum: •_____-_______-_______ Plaats: __________________________________

Handtekeningen Naam : __________________________________


Bestuur Vereniging : ___________________________________

Functie : ___________________________________

Tevens geeft te koper hierbij aan dat hij/zij bekend is met de Huurkoopregeling van de vereniging en zich zal houden aan de daarin opgenomen afspraken. Deze overeenkomst wordt in het huurkoopregister van de vereniging vastgelegd.